A obrigatoriedade dos documentos fiscais é determinada por lei. Segundo os artigos 195 e 174 do Código Tributário Nacional a guarda das notas fiscais e recibos é de 5 anos, tanto por parte do fornecedor quanto por parte do comprador, uma vez que a legislação tributária determina que o Fisco possui o mencionado período para solicitar a apresentação de tais documentos e, caso a empresa não os possua, pode ser autuada.
O que deve ser armazenado por ambas as partes é o arquivo XML. Caso o destinatário (comprador) não tenha condições de receber o arquivo digital, deverá armazenar o DANFE pelo prazo decadencial, ou seja, pelo mesmo prazo dos cinco anos, após este período o Fisco não pode mais cobrar esse documento.
Estamos orientando para que, todo envio de arquivos para contabilidade referente a FATURAMENTO de sua empresa, seja enviado juntamente com relatório em PDF para auxílio à conferência de seu contador.
No sistema TMS SSTRAN, o relatório que pode ser anexado junto ao e-mail está em :
- Menu Relatórios > Faturamento > Saída por período
O relatório tem a opção para salvar em PDF. Salve o mesmo e anexo no e-mail a ser enviado ao seu contador.
O sistema SSTRAN também desde a versão 8.4.0.5 de 30-1-2019, tem o envio de arquivo para a contabilidade padrão dentro do sistema, onde o mesmo faz esse envio juntamente com o relatório de faturamento de sua Empresa.
Para acesso a esse função no sistema :
- Menu Apoio > Envio de arquivo Contabilidade
Segue vídeo explicativo de como proceder.
SSTRANS - Envio arquivo XMl para contabilidade
https://youtu.be/uLvwWERo2OA
(268) SSTRANS - Envio arquivo XMl para contabildade - YouTube
veja também :
Entendendo a estrutura de pastas de armazenagem dos XML autorizados salvo pelo seu sistema
https://www.youtube.com/watch?v=kSLVOAtPi40
Caso queira fazer o envio manualmente, LEMBRAR QUE SEMPRE TEM A NECESSIDADE DE COMPACTAR A PASTA dos arquivos a serem enviados.
O armazenamento de xml são de responsabilidade do Cliente, ou seja , da empresa Emitente do CTe/MDFe, conforme descrito no manual do Conhecimento de Transporte Eletrônico descreve.
O armazenamento de responsabilidade do cliente, deve ser por 5 anos , gravado em qualquer mídia digital.
Para ciência de sua Empresa, os arquivos XMLS gerados dentro de seu sistema ficam na seguinte pasta :
LOCAL sem rede de computadores
C:\PASTADOSISTEMA\CNPJSUAREMPRESA\ENVIADO\AUTORIZADOS\AAAAMM (quando usado apenas por 1 usuário)
ou C:\PASTADOSISTEMA\UNINFE\CNPJSUAREMPRESA\ENVIADO\AUTORIZADOS\AAAAMM (quando usado apenas por 1 usuário)
Quando possui rede de computadores
\\SEUSERVIDOR\PASTADOSISTEMA\CNPJSUAREMPRESA\ENVIADO\AUTORIZADOS\AAAAMM (quando usado em rede com + 1 usuário)
ou \\SEUSERVIDOR\PASTADOSISTEMA\UNINFE\CNPJSUAREMPRESA\ENVIADO\AUTORIZADOS\AAAAMM (quando usado em rede com + 1 usuário)
Evite problemas,
FAÇA BACKUP DIARIAMENTE (confira sempre) DE SEU SISTEMA E DE SEUS ARQUIVOS XML., pois é de responsabilidade do emitente o armazenamento de seu faturamento.
Portanto, todo e qualquer envio para SEU CONTADOR, envie relatórios em PDF para auxiliar a conferência.
Tenha armazenamento seguro de seus xmls contratando nossa Plataforma do Contador :
Plataforma do contador
Plataforma do Contador, a ferramenta que auxilia a contabilidade
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